干货,活动流程分享!

  • 干货,活动流程分享!已关闭评论
  • A+
所属分类:营销资讯

今天铭艺传媒给大家分享一下大型活动的整体流程,希望对从事相关工作的同学有所帮助。

前期策划

总体来说,在一场活动的开始,我们都需要做出一份活动策划案,其中包括活动名称、活动主题、活动时间、活动地点、活动主旨、活动对象等多个方面。

干货,活动流程分享!

1)活动名称

每场活动我们都需要确定一个名称,最好是简单好记的。一般的就是某某公司某某年度新品发布会,有些公司也会在每年年度举办的活动命名一个朗朗上口的名字。

2)活动主题

每次的活动都应该有一个主题,并且要简单好记,高度概括活动的核心。

3)活动目的

这里主要描述本次活动的主要目的,比如发布一个什么产品或社区,做一个年度颁奖典礼等等。活动性质不一,的也就各不相同。但最终的也就是俩方面:扩大品牌知名度,寻求市场合作机会

4)活动时间

确定具体活动时间,对于星期几的选择,大部分活动定在周末有利于增加现场观众流量。对于某些不需要大量现场观众的活动比如:发布会等,会优先选择星期三,因为在星期三这天做完活动,公司自己的自媒体平台可以当天出稿,带动一波宣传;星期四媒体可以出稿件,星期五专访媒体可以出专访稿件,后面的星期六、星期天我们可以再结合媒体做二次传播。

干货,活动流程分享!

5)活动地点

在选择活动地点时,我们应该考虑到场地属性、室内设施、室内搭建以及场地的配套设施。

6)活动对象

在活动策划期间,我们需要明确本次活动要针对的对象是谁,这里也涉及到活动目的,涉及到后面的嘉宾邀请、议题准备以及后期的宣传环节。比如某化妆品的市场活动,其主要对象为女性,具体到刚刚进入职场需要职场化妆教学的大学生,社会潮人潮流,年轻辣妈,化妆达人等等。

7)推广宣传

投放时间:活动前的预热宣传,活动中的实时直播,活动后的收尾宣传。所以,活动的宣传是贯穿与整场活动的始终。具体每一步的宣传投放,大家视情况而定。

8)预期效果

每个活动的活动目的确定后,预期效果也应该跟目的相一致,比如达到品牌宣传、新品售卖、创投融资等等。每一场大型的活动,都需要花费一笔市场经费,大家要让这笔市场经费花得有反馈。

9)紧急预案

会场状况:会场里的紧急情况一般为搭建延误、电子设备故障、舞台故障、停电等。

搭建延误是可以规避的,提前跟酒店做一个良好有序的沟通,有利于后续各个环节的顺利进行。

寻找一个靠谱、经验丰富的布展商可以把舞台故障、电子设备故障方面的风险降到最低,时间允许的话,可以多彩排几次。

停电这种事情一般不会发生,如果片区停电,酒店会提前得到通知,再告知主办方;还有一种停电可能就是人为造成的电路短路,布展商在做搭建时,各项设备的用电指标都要跟酒店确认过,所以,布展商这里出错的概率很低。

干货,活动流程分享!

所以,大家在使用酒店的墙壁插座时,一定要问问酒店工作人员可不可以用,回复说不能用就别非用不可,很有可能你在场外走廊手机充个电,宴会厅里就全断电了。

物料状况:物料状况一般分为内部原因、外部原因和不可抗力原因。

内部原因就可能有印刷品、物料设计制作出现错误等;

外部原因比如运输过程出现丢失、破损等情况;

不可抗力就比较少见了,比如天灾等等。

总之,关于物料,一定要提前做,给个缓冲时间,这个缓冲时间就指的是,即使有错,我们还有时间来得及弥补。

人员状况:这里涉及人员迟到或缺席,以及突发疾病。关键人员的缺席,比如演讲嘉宾的缺席,这个需要提前一天沟通。活动开始前一天,主办方就应该主动联系自己的重要嘉宾,看看他们是否都能在明天准时到场。

如果有人不能出席本次活动,应该积极联系人员替补。比如某个时间点开场,但是到场人员还不多,那么我们可以把开始时间适当地顺延10-15分钟。

对于突发疾病,最保险地做法是马上大声呼叫,告诉在场的人员出现了什么状况。主办方及时联系酒店方,请求酒店人员的帮助,一般的五星级酒店的工作人员都有处理突发疾病的经验或接受过相关培训。

不可抗力:如遇不可抗力,请在酒店工作人员的帮助下有序疏散,撤离现场。

河北铭艺文化传播有限公司,汇集了众多资深专业人才,公司以专业公关传媒、推广策略、大型活动商演、品牌专案推广、设计制作服务于广大客户。

  • 铭艺传媒公众号
  • 微信扫一扫
  • weinxin
  • 业务咨询
  • 请扫一扫
  • weinxin